传统会议分为会议策划和会务服务两部分。会议侧重于策划，而会务更侧重于服务。新世界小编认为在做大型会议策划时一定会做好的以下七项准备：

一、会务组

1、提前确定会务组房间号，并通知参会来宾。

2、会务组门牌明显标识，便于来宾寻找。

3、建立酒店与会议团队的沟通桥梁。

4、24小时值班制，解决参会来宾各类疑难问题。

5、开通网线便于与外界联络。

6、安排必要办公设备办公软件及办公用品，方便来宾使用。

二、数据统计

1、确定标准服务用语，提供优质服务。

2、根据客户提供来宾名单，准确了解来宾会务信息。

3、根据临行更改信息，及时调整相关数据。

4、准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。

三、交通服务

1、按照数据统计时间，准确接送来宾。

2、根据来宾数量，合理安排车辆。

3、车辆张贴明显标识，便于来宾寻找。

4、途中安排矿泉水及当天报纸，提供贴心服务。

5、安排值班车辆，处理应急事件。

6、大型客车配备服务人员及各类设施，设施包括：音乐及DVD光盘、垃圾袋等。

四、住宿安排

1、重要来宾房间提前查房，设施包括：卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶。

2、服务包括：欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。

3、协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。

4、每日根据日程安排，确定标准语言，通知酒店总机叫早。

五、会议安排

1、根据具体会议流程安排好会议的时间地点。

2、提前检查好会场布置情况，会场灯光和会议设备情况。

六、餐饮安排

1、根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点。

2、提前检查各餐及茶歇准备状况，确保按时开餐。

七、医疗保障

1、配备医疗人员，解决突发事件。

2、提前购买常备药品，种类包括：感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。

3、基本设备包括：体温表、听诊器、手电筒、棉签等。

深圳新世界——中国知名会议展览服务商，是一家集会议策划、奖励旅游、活动策划、展览展示于一体的服务公司，十余年行业沉淀，遍布全球的采购网络和优质供应商，为您营造舒心服务；咨询热线：0755-33100100